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        尋找改善客戶服務的方法不僅僅是讓現有客戶滿意-它還可以將您的業務收入增加4-8%。自動助理等商務VoIP功能通過幫助呼叫者獲得他們需要的信息而無需等待或轉移他們的呼叫，從而簡化了客戶體驗。在這里，我們將概述前10大商務電話系統自動助理工具，這些工具可保持較高的首次呼叫解決率和客戶滿意度。

什么是自動話務員？

       自動助理是一種商務電話系統功能，可根據呼叫者對自動問候語或菜單系統的響應來應答和引導呼入電話。也稱為虛擬接待員或自動接待員，他們根據他們通過語音、撥號盤按鍵輸入，甚至根據撥打的特定電話號碼提供的信息，將呼叫者連接到最佳可用代理或部門。

       多級自動助理在確定需要哪個部門或代理后，自動播放預先錄制的消息，為呼叫者提供更多選項。除了在高峰呼叫量期間幫助座席外，自動助理還提供高水平的客戶自助服務，這通常使他們完全不必與現場座席互動。這使座席可以自由地撥打更多的外呼銷售電話或協助客戶解決更復雜的問題。通過遵循預設的呼叫路徑（也稱為“呼叫流程”），自動助理還可以：

幫助來電者確定他們需要與哪個部門/人交談

防止來電者不得不掛斷和重撥電話號碼

如果代理不可用，則將呼叫轉接到語音信箱或其他電話號碼

自動轉接呼入電話

向來電者提供關鍵信息，例如營業時間、位置或天氣/COVID更新

保持呼叫，直到有現場代理可用

如何設置自動助理

       設置自動助理因提供商而異。有些具有文本到語音的功能，可以更輕松地錄制問候語，而另一些則需要您從頭開始創建腳本和音頻文件。自動話務員腳本是您與客戶溝通的方式——您最不想要的就是有一個糟糕的自動話務員流程，這會在客戶被路由時讓他們感到沮喪。下面，我們概述了如何設置自動話務員軟件的分步一般流程：

選擇所需的呼叫管理方法（所有呼叫路由到自動助理與設置響鈴次數后未應答的呼叫等）

分配部門和/或個人代理業務電話號碼，添加任何其他號碼以進行呼叫轉移（手機號碼、其他代理電話號碼等）

編寫和記錄（或通過文本轉語音輸入）電話系統問候語、呼叫菜單選項和語音信箱消息

創建呼叫組（具有相似技能、工作時間、部門等的代理組）

選擇是否有接線員（呼叫者可以按“0”或其他號碼自動定向到主呼叫菜單、語音信箱等）

設置營業時間和/或日夜模式時間表

設置節日問候和時間表

配置超時設置以將呼叫者重定向到主菜單、將呼叫路由到語音信箱、將呼叫轉移到另一個電話號碼，或者如果呼叫在選定的時間段內無人接聽，則掛斷

保存所有自動客服設置

       請注意，大多數系統允許管理員輸入/記錄特定部門、假期、代理等的“主菜單”問候語和個人問候語。您還將被要求輸入每個部門的特定電話號碼或分機號。一些系統包含一級分機撥號，這使用戶可以立即撥打分機而無需瀏覽整個菜單。

自動話務員和IVR的區別？ 

       自動助理和IVR（交互式語音響應）系統之間的主要區別在于，與自動助理相比，IVR通常提供更高級別的客戶自助服務，具有更高級的配置和輸入選項。IVR可能有更高級的呼叫路由策略、智能助手、響鈴策略，或更精簡的拖放式呼叫流程設計工具。這并不是要貶低自動助理，這是一種更直接的方式來自動化呼叫路由并花費更少的時間進行配置。

       自動助理功能適用于不需要自動語音識別、自然語言處理或其他對話式AI功能的企業。雖然不太復雜，但自動助理具有日間和夜間模式等功能。配置白天和夜間模式時，您的業務可能讓所有呼叫響鈴四次，然后將呼叫發送給自動話務員。當夜間模式超過一定時間時，呼叫將自動發送到自動話務員，因為沒有可用的代理。幾乎每個VoIP提供商都提供自動話務員功能，作為捆綁的每月電話服務包的一部分。